동시에 필요한 회의실이 몇 개인지 확인하세요
회의실이 비어 있는 시간만 보고 수를 줄이면 채용 면접이나 고객 상담이 겹칠 때 갈 곳이 없어집니다. 회의별 참석 인원, 사용 시간, 비공개 여부를 적어 보세요. 비공개 회의가 동시에 몇 건 열리는지 확인하면 남길 회의실 수와 크기를 정할 수 있습니다.
짧은 일정 조율이나 공개해도 되는 자료 검토는 공용 협의석으로 옮길 수 있습니다. 반면 긴 화상회의는 내용이 비밀이 아니어도 주변에 말소리가 계속 들리므로 별도 공간에 남기는 편이 좋습니다.
협의석은 집중 업무석과 떨어뜨려 놓으세요
여러 팀이 동시에 이야기한다면 긴 테이블 하나를 함께 쓰기보다 작은 테이블을 떨어뜨려 두는 안을 검토하세요. 도면이나 샘플을 넓게 펼치는 업무가 많다면 큰 상판이 더 적합할 수 있습니다.
집중 업무석 옆은 대화가 방해되고, 복사기 앞은 오가는 사람이 많아 협의가 끊기기 쉽습니다. 의자를 빼고 사람이 앉은 상태에서도 뒤로 지나갈 수 있는지 확인하세요. 노트북 전선이 통로를 가로지르지 않도록 콘센트 위치도 함께 정해 주세요.
회의실의 보안과 배치 변경에 따른 공사를 확인하세요
유리벽 회의실은 화면의 자료가 복도에서 읽히지 않게 방향을 정해야 합니다. 가림막으로 시선을 막아도 말소리까지 차단되지는 않습니다. 비공개 대화가 필요한 방은 벽과 출입문의 틈, 천장 위로 소리가 전달될 가능성까지 살펴 차음 방법을 정해 주세요.
벽을 없애거나 옮기면 조명과 냉난방·환기 위치도 다시 살펴야 합니다. 철거한 벽 자리에 남는 바닥과 천장을 어떻게 보수할지도 함께 정하세요. 그래야 테이블만 옮겨 놓은 뒤 전원이 부족하거나 마감이 끊긴 부분을 뒤늦게 발견하는 일을 줄일 수 있습니다.
